W celu opublikowania danych w serwisie GBIF.org wydawcy muszą zebrać i zaadoptować swoje zbiory danych do standardowego formatu . To zadanie może wymagać dodatkowego przetwarzania, edytowania lub konwertowania danych w jednym z dostępnych formatów przesyłania danych, a także publikacji za pośrednictwem jednego z dostępnych narzędzi do publikowania danych, takich jak bezpłatne narzędzie GBIF: Zintegrowany Zestaw Narzędzi Publikowania (ENG. Integrated Publishing Toolkit).
Po publikacji, infrastruktura GBIF w czasie rzeczywistym tworzy indeksy i pobiera nowe zbiory danych w celu włączenia ich do ogólnodostępnego systemu. Użytkownicy zyskują dostęp do wszystkich dostępnych zbiorów przez opcje wyszukiwania i pobierania. W czasie indeksowania zbiorów danych GBIF przeprowadza dodatkowe procedury kontroli, interpretacji i przetwarzania danych w celu zapewnienia interoperacyjności i zgodności systemu danych z podstawowymi wymaganiami formatowania danych , jakości danych oraz ich zdatności do użytkowania. Jednakże, wiele kryteriów jakościowych i użytkowych najlepiej wprowadzić już na pierwszym etapie: pojedynczych zbiorów danych.
Publikujący dane odgrywają ważną rolę nie tylko poprzez udostępnianie zbiorów danych, ale też przez kontrolowanie ich jakości, kompletności i użyteczności, a także dbając o integrację danych i wartość, jaką wnoszą do globalnej bazy wiedzy GBIF. Dowiedz się więcej o wymogach jakościowych i zaleceniach dla:
Zachęcamy podmioty odpowiedzialne za publikowanie danych do zapoznania się z wymaganymi standardami formatowania i wymogami jakościowymi (zobacz także: wstępnie skonfigurowane szablony Excel zawierające wymagane i rekomendowane formaty dla zbiorów danych o wystąpieniach, wykazów gatunków, oraz zbiorów danych uzyskanych w czasie prac terenowych, dostępnych z przykładowymi danymi). Skorzystanie z tych pomocy może zaoszczędzić badaczom czasu i wysiłku, potrzebnego na późniejszych etapach, na przykład, w czasie konwertowania danych, zbierania informacji wymaganych lub wysoce rekomendowanych, a także w czasie przeprowadzania kontroli jakości danych.