名錄資料集提供一組已鑑定生物或分類群（註）的目錄、摘要或基線清單。名錄通常依照分類學、地理、主題（如瀕危等級）或此三者中的組合來進行資訊的分類，同時可能包含其他細節如當地物種普通名或標本佐證。
依循這些資料品質的需求及建議，資料發布者可以改善他們名錄資料集的品質、完整性及價值。
註：分類群（taxon，複數 taxa）為演化上親緣關係接近的同系群體，可以指涉種、亞種或者種以上位階。
達爾文核心集紀錄
| 欄位名稱 | 填寫指示 |
|---|---|
| taxonID（分類群識別碼） | 必填 |
| scientificName（學名） | 必填 |
| taxonRank（分類階層） | 必填 |
| kingdom（界） | 強烈建議填寫 |
| parentNameUsageID（母學名用法編號） | 強烈建議填寫 |
| acceptedNameUsageID（有效名用法編號） | 強烈建議填寫 |
| vernacularName（普通名） | 有則分享 |
資料集詮釋資料（EML）
| 欄位名稱 | 填寫指示 |
|---|---|
| title（資料集名稱） | 必填 |
| description（描述） | 必填 |
| publisher（發布組織） | 必填 |
| type（資料類型） | 必填 |
| license（資料使用授權） | 必填 |
| contact（聯絡資訊） | 必填 |
| creator（創建者） | 必填 |
| metadataProvider（詮釋資料提供者） | 必填 |
| citation（引用條目） | 強烈建議填寫 |
注意：若一資料集為 GBIF 下的計畫所資助（例如：BID, BIFA, CESP），則必須額外填寫以下兩個欄位：
| 欄位名稱 | 填寫指示 |
|---|---|
| projectID（計畫編號） | 必填 |
| projectTitle（計畫名稱） | 必填 |
填寫指示說明
必填
下方所列為正式發表名錄資料集必須之最少欄位項目。GBIF.org 不會接受缺少這些欄位元素的資料集，也不會為其中的紀錄製作索引。雖然這些欄位是發布資料必備，但這僅只是開始而已。除非再提供更多額外欄位資料，僅滿足必填欄位的發布資料仍會有很多使用上的限制。
強烈建議填寫
除了必填的資料元素以外，我們也強烈建議完成一些欄位以協助改善資料集的用處。理由是：
- 有些資訊會協助匯集到全球的資料來源並避免模稜兩可的情況，例如將可能被用在超過一個物種的學名（即異物同名）放在骨幹分類架構中正確的位置。
- 越精確的地理位置資訊（經緯度）越可以有效地增加資料被其他案例廣泛使用的可能性。
- 資料元素的額外修飾子（例如經緯度相對於地點），在資料元素外進一步支援資料解讀，讓使用者能更容易地評估資料集的可用性。
- 一些額外的資訊可以支援資料品質控管以及錯誤偵測（例如，若兩者同時提供的話，國碼可用來驗證經緯度）。
- 列在最後但一樣重要的是，資料集的公開資訊範圍越豐富，就越有可能用在更多的地方，這也表示該資料集會將能得到更廣泛的取得和使用，當然也就會有更多的引用。
有則分享
若有更多額外的資料，請考慮盡量分享這些資訊，以提高發表資料的可用性。
詞彙（欄位元素）
taxonID 分類群識別碼
達爾文核心集資料元素，在名錄資料集為必填
此欄位為一分類群獨一無二的識別碼，可讓同一個分類群在不同的資料集版本以及透過下載和使用的資料中辨認出來（參閱達爾文核心集詞彙：快速參考指南）。
理想上，物種識別碼為一個全球獨一無二的識別碼；最低的要求則是在發布的資料集本身其有唯一性。如此隨著修訂每次針對資料集製作索引時才可以追蹤所包含的分類群資訊；它可以連結其他額外的訊息，如影像及出現紀錄；並且使人可以引用紀錄，例如，資料使用報告或學術發表。這代表物種識別碼需要可靠地連結來源的分類群內容，並且總是在同一個發布的資料集及其來源資料中指向同一組分類群資訊。
scientificName 學名
達爾文核心集資料元素，在名錄資料集為必填
此欄位為一完整的學名，包含其作者及發表年代。在名錄中，學名為準備整理及發表分類群列表或階層的核心資料元素（參閱達爾文核心集詞彙：快速參考指南）。
依照名錄的需求，學名可以是任何分類階層，通常會是種級或是種級以下，例如地區性的植物相或動物相名錄、紅皮書，亦或者是海洋生物或是特定物種群的分類修訂。若要發布一個包含階層資訊的名錄（分類的樹狀結構），可以在資料集中加入一些相對高階的分類群紀錄（例如界、綱、科），再藉由母學名用法編號（parentNameUsageID）欄位連結成一階層架構（見下方說明），以清楚解讀名錄紀錄。
有效的學名為遵循依不同分類群語法規範的拉丁文名字（例如植物命名法規）。不可以使用臨時名稱（像是 Mallomonas sp.4）、普通名（例如 fruit fly）或是含有鑑定狀態的名稱（例如 Anemone cf. nemorosa）。如要使用普通名（俗名）則只能當成學名的補充，可以使用普通名（VernacularName）的相關欄位（見下方說明）。
taxonRank 分類階層
達爾文核心集資料元素，在名錄資料集為必填
用以表示所提供學名的分類層級（參閱達爾文核心集詞彙：快速參考指南）。
分類階層在製作索引時用來解讀學名，以及核對核心分類學中的名錄紀錄，尤其是屬級或更高的層級的學名（單名）。雖然有些高階分類群的學名已經指出分類階層，但這在群體間甚至群體內部不一定一致，故無法（由索引程序）用來解讀。為使學名可以正確地歸位，在高階分類資訊中明確指出其分類階層實為必要。實務上，分類階層必須依循林奈系統的（主要）層級：kingdom（界）、phylum（門）、class（綱）、order（目）、family（科）、genus（屬）、speciea（種）。此處使用拉丁文或英文的用法均可。
kingdom 界
達爾文核心集資料元素，在名錄資料集為強烈建議填寫
完整的學名加上這個學名所屬的界級分類（參閱達爾文核心集詞彙：快速參考指南或者其他高階分類，若有的話）。
如果只有學名，在很多例子中對應到核心分類學的結果是不確定或模稜兩可的。例如，異物同名（是不同的類群中不一樣的生物，有完全一樣的學名）、有些剛描述的學名尚未列在現有的分類樹中，或是拼法的變異（錯字或斷字因素等)。為了能正確對應到核心分類學，加入更高階層的學名可以協助解讀並防止錯誤。對於已發布的資料集來說，若呈現資料中的階層結構不是最重要，高階層的學名則可以藉由添加達爾文核心集中相關的欄位成為紀錄本身的一部分，類似於物種出現紀錄資料集。
學名必須是拉丁文，置於林奈系統的主要層級之下，像是 Animalia（界）或 Rosaceae（科）。不可以是：俗名（animals），縮寫（Rosac.），中間階層（Tetrapoda，超綱），多系群或是非分類學的分群（algae，藻類、herbivora，草食性動物）。
parentNameUsageID 母學名用法編號
達爾文核心集資料元素，在名錄資料集為強烈建議填寫
在名錄資料集紀錄中，某分類群下一個高階學名紀錄（母紀錄）的物種識別碼（taxonID），前提為此高階分類群學名在列表中為單獨的紀錄。參閱 https://dwc.tdwg.org/list/#dwc_parentNameUsageID 。
這個編號可支援資料集內容以階層的樣式呈現，例如分類學成果的出版。
acceptedNameUsageID 有效名用法編號
達爾文核心集資料元素，在名錄資料集為強烈建議填寫
假使名錄資料集中提供有效名及異名，則異名（synonym）的有效名用法編號，應為名錄中有效名的分類群識別碼（taxonID）。見 https://dwc.tdwg.org/list/#dwc_acceptedNameUsageID 。
這個編號可支援呈現名錄資料集中的異名表。
（譯注：因為異名為無效名，所以它的有效名必定存在，在其有效名用法編號欄位中填入同資料集中有效名的分類群識別碼，可建立此連結。）
vernacularName 普通名
達爾文核心集資料元素，在名錄資料集為有則分享
請參照 http://rs.gbif.org/extension/gbif/1.0/vernacularname.xml 。提供時，也請至少參照 ISO 639-1 語言編碼提供普通名的語言編碼。
title 資料集名稱
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
資料集的標題，亦是發布在 gbif.org 網站上的資料集名稱。
建議：使用簡短、可以在國際間突顯資料集特色並且與其他研究機構相似資料集有所區別的描述性英語文字。例如「Four new generic and 14 new specific synonymies in Pholcidae, and transfer of Pholcoides Roewer to Filistatidae (Araneae)」。不建議：像是「Araneae (Part 1) part」的標題。此標題將會是使用資料時，資料集引用條目的一部分。
（譯注：標題盡量避免過於簡短、不容易判斷出處或造成重複。最好明確指出地點、分類群及代表性。）
description 描述
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
一段以英文描述資料集內容的文字。
可以是較長版本的標題，敘明名錄之地理區、時間及分類範疇、研究方法及編撰目的（例如紅皮書、入侵種、淡水物種、地區性植物相）、相關的參考文獻以及任何符合資料集特性的其他資訊。非英語以外的版本可置於英文描述的下方。
publisher 發布組織
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
研究機構或組織的名稱，在 gbif.org 中將被列為資料發布者。
發布組織為持有或擁有資料集且負責資料內容及維護的機構。名稱應為已在相關機構註冊、在網站上明列的組織正式名稱，亦或是計畫合約中使用之名稱。
type 資料集類別
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
資料集的類別。此處應為 checklist（名錄）。
資料的類別表示資料集中所有紀錄所專注者（核心紀錄）。對於名錄資料集而言，此欄位一定是 checklist。它也有可能連結至物種出現紀錄（例如，分類修訂的證據標本，或紀錄一個地區植物相的標本館紀錄）。所連結的資訊應該依循出現資料的發布導引。
license 資料使用授權
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
發布的資料集所附上一機器可讀的權利聲明。使用 CC0 或 CC BY。
注意：所有由 BID 及 BIFA 計畫資助的資料集均需使用創用授權（Creative Commons）CC0 公眾領域貢獻宣告或 CC BY 姓名標示授權發表。資料集若沒有有效的授權聲明，將不會被接受發布。機器可讀的授權讓資料可以自動過濾，為使用者提供資料記錄使用範圍的明確指引，從而促進資料的使用和引用。
contact 聯絡資訊
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
此資料集至少一位行政人員的聯絡資料（最少有名字與電子郵件）。
聯絡資料將會在 gbif.org 上公開。此資訊為確保資料集相關的溝通聯繫所必須。當使用者及中央服務單位（GBIF 祕書處）需要就資料的內容、品質及權利問題進行瞭解，行政聯絡人為諮詢的對象。如果無法提供個人的連絡資訊，也可以提供一個功能性角色名稱（例如：典藏管理員）及電子郵件（例如：collections@myhouse.com）。必須要注意的事，組織內部需明確定義誰應該負責接收訊息並處理後續事宜。
creator 創建者
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
此資料集創建者（們）的聯絡資料（至少有名字與電子郵件）。
metadataProvider 詮釋資料提供者
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
資料集詮釋資料作者（們）的聯絡資料（至少有名字與電子郵件）。
citation 引用條目
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為強烈建議填寫
指出您資料集的使用者應如何在發表中引用您資料的一段文字。
為確保使用者依您的意向引用您的資料集，您可以明確地指出引用的方式。這一段文字將會呈現在（gbif.org）的資料集頁面，同時也會向資料使用者提供在任何包含您所貢獻資料的下載資料中。若不提供，則 GBIF 將會自動提供一個標準的引用條目，包含資料集名稱、發布機構、下載日期及 gbif.org 的參照連結。
projectID 計畫編號
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
一個計畫衍生資料集獨一無二的識別碼。
紀錄形式為 GUID 或是幾乎全球唯一的識別碼。
若資料集是由 GBIF 管理的計畫所資助，此欄位為必填。計畫編碼列在受資助的合約文件，例如「BID-AF2016-0001-REG」。
projectTitle 計畫名稱
生態詮釋資料語言（EML）資料元素，在名錄資料集為必填
得到經費資助的計畫名稱，但不包含計畫編號（projectID）及其他管理資訊。範例可參閱計畫列表。
若資料集是由 GBIF 管理的計畫所資助，此欄位為必填。